Ab wann ein Datenschutz-beauftragter verpflichtend ist
Gesetzliche Grundlagen
DSGVO und BDSG
Unternehmen müssen sich an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) halten, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Diese Gesetze legen fest, wann ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden muss.
Die DSGVO gilt für alle Unternehmen in der EU, die personenbezogene Daten verarbeiten. Das BDSG ergänzt die DSGVO in Deutschland und enthält spezifische Regelungen für deutsche Unternehmen. Beide Gesetze zielen darauf ab, den Datenschutz zu stärken und den Umgang mit personenbezogenen Daten zu regeln.
Allgemeine Voraussetzungen
Ein Datenschutzbeauftragter ist gem. Der DSGVO erforderlich, wenn:
1. Unternehmen, deren Hauptaufgabe in der systematischen Überwachung von Personen oder in der Verarbeitung sensibler Daten liegt, benötigen ebenfalls einen Datenschutzbeauftragten, unabhängig von der Mitarbeiterzahl.
2. Es sich bei der Kerntätigkeit um eine umfangreiche Verarbeitung besondere Kategorien von Daten handelt, wie Gesundheitsdaten oder Informationen über strafrechtliche Verurteilungen.
"Ein häufiger Irrglaube ist, dass nur Unternehmen mit über 20 Mitarbeitern einen Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellen müssen. In Wirklichkeit gibt es auch andere Fälle."
Datenschutzbeauftragter: Wann wird er gesetzlich vorgeschrieben?
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten wird unter bestimmten Bedingungen zur Pflicht, unabhängig von der Kerntätigkeit:
1. Unternehmen mit mindestens 20 Mitarbeitern: Wenn ein Unternehmen 20 oder mehr Personen beschäftigt, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten befasst sind, muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Die Grenze, dass ein Datenschutzbeauftragter bereits ab 10 Mitarbeitenden eingestellt werden muss, ist bereits vor einigen Jahren auf 20 erhöht wurden.
2. Irrglaube: Datenschutzbeauftragter nur ab 20 Mitarbeitenden: Ein häufiger Irrglaube ist, dass nur Unternehmen mit über 20 Mitarbeitern einen Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellen müssen. In Wirklichkeit gibt es auch andere Fälle, in denen ein DSB erforderlich ist. Zum Beispiel, wenn ein Unternehmen Verarbeitungen durchführt, die eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 der DSGVO erfordern, oder wenn es personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, anonymisierten Übermittlung oder für Markt- und Meinungsforschung verarbeitet. In diesen Fällen muss unabhängig von der Mitarbeiterzahl ein DSB benannt werden.
Was passiert, wenn ein Unternehmen keinen Datenschutzbeauftragten bestellt?
Wenn ein Unternehmen keinen Datenschutzbeauftragten bestellt, obwohl es gesetzlich dazu verpflichtet ist, drohen empfindliche Strafen. Die Datenschutzbehörden können Bußgelder verhängen, die je nach Schwere des Verstoßes und der Unternehmensgröße erheblich sein können.
In der EU können diese Bußgelder bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes betragen – je nachdem, welcher Betrag höher ist. Zusätzlich kann der Ruf des Unternehmens leiden, was zu einem Vertrauensverlust bei Kunden und Geschäftspartnern führen kann.
Wann sollten kleine Unternehmen über einen Datenschutzbeauftragten nachdenken?
Empfehlungen für Unternehmen, die knapp unter der Grenze liegen
Auch wenn Ihr Unternehmen weniger als 20 Mitarbeiter hat, die regelmäßig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, kann die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten sinnvoll sein. Hier sind einige Beispiele:
1. Kleines MVZ: Ein MVZ (Medizinisches Versorgungszentrum) mit 18 Mitarbeitern verarbeitet regelmäßig Gesundheitsdaten. Obwohl es unter der 20-Mitarbeiter-Grenze liegt, sind die Daten besonders sensibel. Ein Datenschutzbeauftragter kann helfen, die Daten sicher zu verwalten und gesetzliche Vorgaben einzuhalten.
2. Kleines Marketingunternehmen: Ein Marketingunternehmen mit 15 Mitarbeitern führt regelmäßig Kampagnen durch, bei denen personenbezogene Daten für gezielte Werbung verwendet werden. Aufgrund der Art der Datenverarbeitung kann ein Datenschutzbeauftragter sicherstellen, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt werden.
3. Start-up im Bereich Big Data: Ein Start-up mit 7 Mitarbeitern analysiert große Mengen an Kundendaten, um Trends zu erkennen und Berichte zu erstellen. Trotz der geringen Mitarbeiterzahl erfordert die umfangreiche Datenverarbeitung besondere Aufmerksamkeit im Datenschutz.
Empfehlungen für Unternehmen, die knapp unter der Grenze liegen
Ein Datenschutzbeauftragter macht generell Sinn, wenn Ihr Unternehmen:
- Regelmäßig sensible Daten verarbeitet: Gesundheitsdaten, Daten über strafrechtliche Verurteilungen oder andere besonders schützenswerte Daten.
- Systematisch und umfangreich Daten verarbeitet: Wie bei Überwachungssystemen oder großen Datenanalysen.
- Einsatz von KI-Anwendungen: Wenn dabei große Mengen personenbezogener Daten zu Trainingszwecken oder Verarbeitung genutzt werden.
Fazit
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist ein wichtiger Schritt, um die gesetzlichen Anforderungen der DSGVO und des BDSG zu erfüllen. Besonders für Unternehmen mit 20 oder mehr Mitarbeitern, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten, ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht.
Aber auch Unternehmen mit weniger Mitarbeitern sollten die Notwendigkeit eines Datenschutzbeauftragten prüfen, insbesondere wenn sie sensible Daten verarbeiten oder umfangreiche Datenanalysen durchführen.
Ein Datenschutzbeauftragter hilft, Datenschutzverstöße zu vermeiden, das Vertrauen Ihrer Kunden zu gewinnen und potenziell hohe Bußgelder zu verhindern.
Es ist entscheidend, proaktiv zu handeln und sicherzustellen, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt sind. Wenn Ihr Unternehmen noch keinen Datenschutzbeauftragten hat, ist es jetzt an der Zeit zu handeln.
Lassen Sie durch uns kostenlos und unverbindlich überprüfen, ob Ihr Unternehmen die gesetzlichen Kriterien erfüllt und einen Datenschutzbeauftragten bestellen muss oder wenn Sie Hilfe bei der Bestellung und Implementierung eines Datenschutzbeauftragten benötigen, kontaktieren Sie uns. Wir bieten individuelle Beratungen an, um Ihnen zu helfen, den Datenschutz in Ihrem Unternehmen zu stärken und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Kontaktieren Sie uns noch heute für eine individuelle Beratung und schützen Sie Ihr Unternehmen effektiv vor Datenschutzrisiken!